Памятка для ИП по работе с самозанятыми

Индивидуальные предприниматели имеют право оформлять на работу наемных сотрудников, если приняты соответствующие локальные нормативные акты или численность работников не превышает 15 человек.

Если сотрудник выполняет работу постоянно, по графику, с регулярными ежемесячными выплатами, предприниматель должен заключить с ним трудовой договор. Если же требуется конкретная услуга или исполнение задач по проекту в установленный срок, можно ограничиться договором гражданско-правового характера (ГПХ) с физическим лицом или самозанятым.

Последнее выгодно для предпринимателя, так как снижает финансовые затраты и уменьшает количество отчетности. Однако в заключении договора ГПХ с самозанятыми есть важные особенности, которые нужно учитывать, чтобы не возникло трудностей при сдаче и проверке налоговой отчетности.

Договор ГПХ с физлицом или с самозанятым

Виды работ. Для простых физических лиц нет ограничений по видам деятельности, главное, чтобы они соответствовали одному из договоров ГПХ (переход права собственности, выполнение работ, оказание услуг). Физические лица, которые зарегистрированы в качестве плательщика налога на профессиональный доход, могут осуществлять работу по договору ГПХ, если она не связана с продажей подакцизных или подлежащих обязательной маркировке товаров, сдачей в аренду нежилого помещения и других ограничений, установленных законом.

Оформление сотрудника. В обоих случаях не требуется никаких дополнительных локальных актов, достаточно самого договора ГПХ, в котором можно прописать все условия и особенности работы. При этом самозанятый не будет числиться в штате, все выплаты и отчеты возлагаются на него, а не на предпринимателя. Это актуально для собственников бизнеса, которые работают по упрощенной или патентной системе налогообложения, так как в Тульской области для них установлено ограничение: не более 130 сотрудников для УНС и не более 15 для ПНС.

Налоги и страховые взносы. За физическое лицо без статуса ИП или самозанятого необходимо платить НДФЛ и в некоторых случая взносы в ПФР, ФСС и ФОМС. Работа с ним подлежит обязательной отчетности. Самозанятый самостоятельно оплачивает налог на профессиональный доход с фиксированным размером (4% — с доходов от физлиц, 6% — с доходов от ИП и юридических лиц). Дополнительные налоги и страховые взносы не предусмотрены.

Обязательные пункты в договоре с самозанятым

Чтобы защитить свои интересы и избежать проблем с налоговой отчетностью, предпринимателю важно правильно оформить договор гражданско-правового характера. Кроме того, что в нем не должно содержаться явных признаков трудового договора, таких как строгая регламентация условий труда, отсутствие четкого описания деятельности, ежемесячная заработная плата, необходимо зафиксировать особенности работы с плательщиком НПД.

Договор заключается в свободной форме. Стандартное содержание включает в себя предмет соглашения, сроки, стоимость и порядок выполнения работ или оказания услуг, обязанности сторон. Также мы рекомендуем включить в договор следующие пункты:

1. Подтверждение статуса самозанятого. Предприниматель может запросить у физического лица справку, подтверждающую его статус, или проверить его самостоятельно ИНН. В договоре обязательно укажите, что он заключается с лицом, которое является плательщиком налога на профессиональный доход, и добавьте пункт об уведомлении в случае утраты статуса самозанятого.

2. Компенсация за несвоевременное уведомление об утрате статуса. Если на момент оплаты по договору ГПХ физическое лицо не будет самозанятым, ИП придется оплатить НДФЛ и часть страховых взносов. Чтобы обезопасить себя или снизить финансовое бремя, добавьте пункт о штрафе для исполнителя, если он не уведомит об утрате статуса в указанный срок.

3. Предоставление отчетности. Налог на профессиональный доход рассчитывается исходя из суммы, указанной в чеках, которые самозанятый формирует самостоятельно после получения оплаты. Чтобы при налоговой проверке не возникли трудности, пропишите в договоре обязательную передачу исполнителем чеков, например, в течение 5 дней после оплаты. Дополнительным документом можно указать акт приемки-передачи, который зафиксирует факт выполнения работ и возможные претензии к качеству или порядку выполнения условий договора.

4. Дополнительные соглашения. Смету или развернутое техническое задание можно оформить приложением к договору ГПХ или дополнительным соглашением, если в процессе выполнения задачи договоренности были изменены. Предпринимателям это поможет снизить риски в процессе приемки-передачи. При заключении дополнительного соглашения обязательно поставьте ссылку на основной договор.

5. Электронная форма договора. Если заключаете договор удаленно, с пересылкой на электронную почту или с использованием ЭЦП, обязательно внесите информацию об этом в текст документа, чтобы электронная форма в неизменном формате, подписанном обеими сторонами, обладала юридической силой.

Законом не устанавливаются ограничения по срокам. Рекомендуется выбирать временной промежуток, который соответствует характеру работ, чтобы не вызвать дополнительных вопросов и проверки оснований заключения договора гражданско-правового характера.

Документы для отчетности по работе с самозанятым

Независимо от применяемой системы налогообложения ИП требуется вести отчетность, особенно это касается работы наемными сотрудниками. При отсутствии подтверждающих документов предпринимателю начислят налоги, взносы в пенсионный фонд и медицинское страхование с учетом просрочки, а если ИП работает по УСН или ПНС, он может лишиться льготного статуса. В этом случае финансовые расходы возрастут многократно.

Индивидуальному предпринимателю необходимо сохранить следующие документы:

1. Договор гражданско-правового характера, составленный с учетом рекомендаций, о которых мы говорили выше.

2. Чеки, электронные или распечатанные, в зависимости от того, как это будет зафиксировано в договоре с самозанятым.

3. Акт приемки-передачи. Может быть как один общий, так и отдельные на каждую часть выполненных работ, если предполагается комплексная проектная задача.

Если для оплаты работы самозанятого используется расчетный счет, можно также приложить выставленный счет для подтверждения факта перечисления денег, хотя основным документом в любом случае будут чеки, сформированные исполнителем через приложение «Мой налог» после получения оплаты.

Заключение

Привлечение самозанятых для выполнения разовой услуги или проектной задачи выгодно для индивидуального предпринимателя. Это освобождает его от уплаты НДФЛ, взносов в ФОМС, ФСС, выплат отпускных, пособий по уходу за ребенком, а также отчетности в налоговую и ПФР.

Однако необходимо грамотно составить договор и собрать документацию, чтобы подтвердить правомерность работы такого сотрудника и избежать штрафов за несвоевременную уплату налогов и подачу отчетности.