Как понять, что кассовый разрыв неизбежен, и что делать, чтобы его предотвратить

Кассовым разрывом называют временную нехватку финансовых средств для покрытия расходов по обязательствам. Простыми словами, кассовый разрыв возникает, когда бизнес приносит прибыль, но в моменте денег в кассе недостаточно для оплаты аренды, процентов по кредиту и других обязательных платежей.

Такая ситуация может произойти даже в крупной компании, но чаще всего с ней сталкиваются индивидуальные предприниматели и юридические лица. Рассказываем, как сделать расчет кассового разрыва, покрыть сумму разрыва и каких правил придерживаться, чтобы избежать нехватки денег для обязательных расходов.

Расчет кассового разрыва

Прежде чем предпринимать какие-либо действия, нужно определить точную сумму по обязательствам, которые не получается закрыть в расчетном периоде. Рекомендуем сразу добавить стандартную формулу в Excel и раз в месяц обновлять ее значения, чтобы своевременно обнаружить проблемы.

Расчетный период зависит от правил, действующих в компании или установленных ИП. Например, у юридического лица может быть конкретный день для платежей, поэтому значения для расчетов берутся от одного платежного дня до другого. Если платежный день не установлен, кассовый разрыв рассчитывают каждый день.

Если у компании на счету находится значительная сумма, нехватка средств может наступить не сразу, а через 3-4 месяца. В этом случае для отслеживания кассового разрыва лучше использовать формулу расчета операционного денежного потока.

Рассмотрим на примере. Валерия — владелица бренда одежды. После активных новогодних продаж у нее на счете был 1 миллион рублей, на складах остались запасы одежды. Постоянные затраты бизнеса: 120 тыс. рублей по кредиту, 80 тыс. рублей на зарплату сотрудникам, 30 тыс. рублей на рекламу в Интернете. Раз в 3 месяца Валерия выпускает новые коллекции и отшивает дополнительные партии.

По стандартной формуле получается:

Но если применить формулу операционного денежного потока, сразу становится понятно, что необходимо усилить продажи и оптимизировать расходы на выпуск коллекции весной, иначе кассовый разрыв неизбежен.

Кассовые разрывы нормальны для бизнеса в самом начале и в моменты экономических кризисов. Но если у предпринимателя или юридического лица не получается выстроить работу так, чтобы разрывы прекратились, это серьезный повод задуматься о реорганизации бизнес-процессов.

Реорганизация для предотвращения кассового разрыва

Создайте платежный календарь

В календарь вносятся ожидаемые платежи от контрагентов и ваши обязательные расходы. Его можно вести в специальных программах или в любых excel-таблицах. Доходы и расходы в формате календаря более наглядны, поэтому вам будет проще планировать и контролировать сроки платежей контрагентов.

Эксперты советуют приоритизировать платежи. Некоторые платежи можно отложить или передоговориться с контрагентом, но налоги следует оплачивать точно в срок. Достаточно один раз разобраться с приоритетом каждого платежа и внести информацию в календарь, чтобы упростить работу и не допускать критических кассовых разрывов.

Отслеживайте дебиторскую задолженность

Если ваши клиенты не вносят платежи вовремя и регулярно просят сделать отсрочку по платежу, рекомендуем внимательнее контролировать дебиторскую задолженность. Указывайте в договоре не только сроки выполнения работ, но и сроки платежей. Чтобы дисциплинировать контрагентов, добавьте пункт о неустойке и начисляйте пени за каждый день просрочки.

Если ваша работа связана с реализацией крупных проектов, разбейте задачи на этапы и установите фиксированные сроки как для отчетности, так и для оплаты. Это поможет избежать кассовых разрывов, а заодно мотивирует вас самому выполнять работу без переноса дедлайнов.

Планируйте закупки и отслеживайте запасы

Удобнее всего автоматизировать эти процессы с помощью специализированных программ. Они помогают лучше анализировать и контролировать складские операции, ускоряют работу и уменьшают количество ошибок. Особенно полезны такие программы для сезонного бизнеса, где нужно каждую неделю контролировать бюджет, чтобы вовремя выявить кассовый разрыв.

Обязательно дождитесь, пока выручка станет прибылью, то есть выполненные обязательства будут подтверждены соответствующим актом, прежде чем направлять эти средства на покрытие расходов или забирать из кассы в личный доход.

Подключите электронный документооборот

Использование ЭДО существенно упрощает работу с контрагентами, сокращая временные затраты на обмен документами, и позволяет отследить, когда именно поставщик или клиент получили оригиналы договоров, счет-фактур и других документов. В программах ЭДО проще вести базу контрагентов, а для подписания документов ИП нужна только квалифицированная электронная подпись.

Если контрагенты будут быстро и вовремя получать необходимые для работы оригиналы, стимулировать их на внесение предоплаты будет гораздо проще.

План действий для покрытия кассового разрыва

Чем раньше вы начнете действовать после выявления кассового разрыва, тем лучше.

1.    Начните с переговоров. Объясните ситуацию поставщикам, попросите о переносе сроков оплаты или договоритесь о новом способе погашения задолженности, например, разделите долг на части. Если требуется, предупредите своих сотрудников о задержках в выплате заработной платы, чтобы это не стало для них неприятным сюрпризом. Напомните клиентам о сроках, если с вашей стороны договоренности уже выполнены.

2.    Откажитесь от необязательных трат. Проанализируйте платежи, выделите наиболее приоритетные. Если по ним не получилось договориться, подумайте, как перераспределить финансирование, от чего сейчас можно отказаться, чтобы это не сказалось критично на бизнесе.

3.    Не торопитесь с продажей или арендой оборудования, помещений и другого капитала, который не находится в активном использовании. Сначала проверьте свою операционную модель, просчитайте все риски и реальную выгоду от подобных сделок. Даже если поначалу кажется, что это быстро решит проблему кассового разрыва, в будущем сделка может обернуться большими убытками и упущенной выгодой.

4.    Оформите займ. Для бизнеса существует несколько вариантов финансирования со стороны банка. Это может быть краткосрочный возобновляемый кредит (овердрафт) или стандартный кредит для бизнеса. В некоторых ситуациях выгоднее оформить факторинг, так как подобная задолженность не отображается на балансе и не предполагает выплату больших процентов.

Ознакомиться с программами кредитования для бизнеса от МКК «Тульский областной фонд поддержки малого предпринимательства» можно на Главной странице нашего сайта, а также связавшись с менеджером по телефону +7 (4872) 52-10-80.